L’efficienza non è certificabile né accreditabile: è semplicemente indispensabile

Le norme sui sistemi di gestione oggi utilizzate come riferimento per certificazioni e accreditamenti sono definite "contrattuali". Questa definizione si fonda sull'assunto che i processi analizzati siano orientati a garantire l'efficacia, ovvero la capacità di soddisfare i requisiti attesi dal cliente finale.

Essere conformi a una norma di sistema significa quindi trasmettere fiducia al mercato: dimostrare di essere in grado di rispettare gli impegni assunti, assicurando risultati corretti (ad esempio nei profili analitici), il rispetto delle tempistiche concordate e un adeguato supporto post-servizio.

Per garantire tali livelli di efficacia, tuttavia, le organizzazioni impiegano risorse che generano costi lungo l'intera catena di erogazione del servizio. Ed è proprio qui che emerge un tema spesso sottovalutato: l'efficienza.

Pur non essendo un requisito esplicito delle norme, il controllo dei costi e l'uso ottimale delle risorse non possono essere considerati secondari. Al contrario, rappresentano una variabile fondamentale nella pianificazione e nell'esecuzione delle attività. Entrano infatti in gioco fattori organizzativi e strutturali come capability, produttività e, in sintesi, efficienza.

È possibile gestire contemporaneamente efficacia ed efficienza all'interno di un sistema conforme alle norme riconosciute da terze parti? Riteniamo di sì.

L'assenza di richieste specifiche sull'efficienza negli audit di terza parte non giustifica la sua esclusione dalla gestione operativa. L'efficienza misura infatti la capacità di un laboratorio di utilizzare al meglio le risorse disponibili per ottenere risultati, riducendo sprechi e inefficienze.

Si tratta di un concetto complesso, che racchiude molteplici fattori interconnessi: una struttura organizzativa orientata alla fluidità dei processi, procedure standardizzate e misurabili, competenze e coinvolgimento delle risorse umane, leadership, automazione delle attività, controllo dei costi e, soprattutto, una chiara strategia aziendale che definisca obiettivi, priorità e allocazione delle risorse.

È ragionevole ritenere che nessuna organizzazione trascuri questi aspetti, essendo direttamente collegati alla propria sostenibilità. Tuttavia, nella pratica, spesso si osserva una distinzione tra ciò che rientra nei requisiti della norma ISO/IEC 17025 e ciò che ne resta fuori.

Se questa separazione fosse reale, genererebbe uno squilibrio nel binomio efficacia–efficienza, con effetti immediati sulla produttività e, quindi, sulla redditività aziendale. La produttività rappresenta infatti uno dei pilastri strategici del funzionamento di un'impresa (figura 1).

Sebbene l'efficienza non sia oggetto di audit da parte di terzi, essa deve rimanere al centro dell'attenzione della direzione. Come per ogni altro aspetto gestionale, il suo governo passa attraverso l'operatività quotidiana: solo chi lavora nei processi di laboratorio può contribuire concretamente al miglioramento delle prestazioni. Si pensi, ad esempio, alla riduzione delle ripetizioni di analisi o all'ottimizzazione dei batch analitici.

Efficacia ed efficienza sono inoltre elementi distintivi di un'organizzazione che adotta un modello per processi. In questo approccio, i flussi operativi rendono evidente la necessità di monitorare entrambe le dimensioni in modo integrato.

L'adozione di un modello per processi non rappresenta soltanto una richiesta ormai diffusa nelle norme sui sistemi di gestione, ma costituisce una leva strategica di sviluppo, in quanto incide direttamente sull'utilizzo delle risorse e sulla capacità di raggiungere i risultati attesi.

In figura 2 è rappresentata la struttura tipica di un laboratorio organizzato per processi, evidenziando come le interazioni tra attività e risorse contribuiscano a mantenere un equilibrio dinamico tra risultati, impiego delle risorse e gestione dei rischi operativi.

Analizzando il flusso dell'efficacia, si osserva come la gestione delle risorse sia già ampiamente regolata dai requisiti della norma ISO/IEC 17025:2018, all'interno di un sistema strutturato, formalizzato e monitorato.

Per quanto riguarda invece l'efficienza, i criteri devono essere definiti dalla Direzione del laboratorio all'interno di un quadro gestionale coerente e integrato. Non può esistere una separazione tra i due ambiti: efficacia ed efficienza sono componenti di un unico sistema, orientato alla gestione complessiva del rischio d'impresa.

Autore
Tommaso Miccoli
Membro della Commissione Qualità di Unichim